Digitaal procederen en de gevolgen voor kennisgeving en herstelverzuim: Hoge Raad wijst op zorgvuldigheidseisen

Digitaal procederen is in de afgelopen jaren uitgegroeid tot een belangrijk onderdeel van de modernisering van de rechtspraak. Waar voorheen communicatie tussen rechtbanken, partijen en advocaten via fysieke post verliep, biedt het digitale proces nu meer snelheid en toegankelijkheid. Sinds 30 januari 2023 is het mogelijk om digitaal hoger beroep in te stellen in rijksbelastingzaken. Per 26 juni 2023 geldt dit ook voor lokale belastingzaken.[1]

De digitale procedure vindt plaats via het portaal Mijn Rechtspraak en heeft zijn wettelijke basis in artikel 8:36a t/m 8:36g van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Een arrest van de Hoge Raad (HR 31 januari 2025, ECLI:NL:HR:2025:160) werpt licht op een nieuwe juridische vraag: wanneer is een digitaal bericht van het Hof daadwerkelijk ontvangen door de belastingplichtige? De casus illustreert dat digitale communicatie nieuwe eisen stelt aan de bewijspositie van zowel de bestuursrechter als de belastingplichtige.

De klassieke regels: verzendtheorie vs. ontvangsttheorie

In het papieren tijdperk golden duidelijke regels:

-          Verzendtheorie: Een bezwaar- of beroepschrift is tijdig ingediend als het tijdig is verzonden, mits het niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen.

-          Ontvangsttheorie: Toegepast bij bijvoorbeeld aangiften – het moment van ontvangst bij de Belastingdienst is bepalend.

Bij herstelverzuim moest het Hof aannemelijk maken dat een brief daadwerkelijk was verzonden. De belanghebbende moest vervolgens betwisten dat hij deze brief niet had ontvangen.

De nieuwe praktijk: digitaal procederen en artikel 8:36c Awb

Met de invoering van digitaal procederen geldt artikel 8:36c Awb als leidraad voor het bepalen van het tijdstip van ontvangst van berichten:

-          Voor indieners (zoals belanghebbenden): het moment waarop het bericht het digitale systeem van de bestuursrechter bereikt.

-          Voor berichten van de bestuursrechter aan partijen: het moment waarop een kennisgeving (notificatie) buiten het systeem is verzonden, bijvoorbeeld per e-mail.

Cruciaal hierbij is dat de belanghebbende een e-mailadres opgeeft om notificaties te kunnen ontvangen. Een notificatie informeert de gebruiker dat er een nieuw bericht in het webportaal beschikbaar is.

Casus uit de zaak van de Hoge Raad: notificatiebericht wel of niet ontvangen?

In de zaak die voorlag aan de Hoge Raad betwistte de belanghebbende dat hij het herstelverzuimbericht via het digitale portaal had ontvangen én dat hij daarover een notificatiebericht per e-mail had gekregen.

Het Hof had nagelaten te onderzoeken of de belanghebbende daadwerkelijk een e-mailadres had opgegeven voor notificaties of expliciet had afgezien van deze mogelijkheid. Volgens de Hoge Raad is dat essentieel om te bepalen of sprake is van een verschoonbaar verzuim.

De Hoge Raad oordeelt daarbij dat:

-          Indien een e-mailadres is opgegeven, en dus een notificatie had moeten worden verzonden, dan rust op het Hof de plicht om aannemelijk te maken dat deze notificatie is verzonden.

-          Indien géén e-mailadres is opgegeven, dan geldt het plaatsen van het bericht in het digitale dossier als geldige kennisgeving. In dat geval ligt het risico bij de gebruiker, die zelf regelmatig het portaal moet raadplegen.

Dit oordeel van de Hoge Raad betekent dat de logica van de papieren procedure – waarin verzend- en ontvangstbewijzen centraal stonden – ook doorwerkt in het digitale tijdperk, zij het in een aangepaste vorm.

Omdat niet duidelijk was of belanghebbende een notificatie had kunnen en moeten ontvangen, heeft de Hoge Raad de zaak verwezen naar een ander Hof. Het verwijzingshof moet nu vaststellen:

-          Of belanghebbende gerechtvaardigd mocht aannemen dat hij geen bericht had ontvangen;

-          Of hij alsnog ontvankelijk moet worden verklaard in hoger beroep;

-          En of hij alsnog gelegenheid krijgt om zijn beroep te motiveren.

Belang voor de praktijk

Deze uitspraak laat zien dat digitaal procederen nieuwe verantwoordelijkheden én risico’s met zich meebrengt:

-          Rechtzoekenden moeten zelf actief het webportaal monitoren als zij geen notificaties ontvangen;

-          Rechtbanken en hoven moeten kunnen aantonen dat notificaties zijn verzonden, wanneer daartoe aanleiding is;

-          Fiscale procesadvocaten en belastingadviseurs moeten cliënten goed voorlichten over deze digitale spelregels.

Conclusie

Het arrest van de Hoge Raad benadrukt dat digitaal procederen niet alleen een technische, maar ook een juridische transitie is. De bewijspositie rondom digitale kennisgeving is van cruciaal belang voor de toegang tot de rechter. Transparantie, correcte dossiervorming én actieve proceshouding zijn essentieel om rechtszekerheid te waarborgen in het digitale tijdperk.

 

[1] Dit artikel is een bewerking van mijn commentaar bij het arrest in het fiscaal tijdschrift FED (FED 2025/43).